Правильное хранение документов

Несмотря на это, регулярно наводить порядок в документах просто необходимо, так как в противном случае возникновение неприятностей – только вопрос времени.

Итак, начнем со счетов. Их своевременная оплата помогает избежать массы проблем, и главным образом, финансовых, так как пренебрежение своими обязательствами в этой сфере ведет к начислению пеней и штрафов, и в результате первоначальная сумма долга может увеличиться в разы. Для того чтобы не забывать об оплате счетов, их надо всегда держать на виду и не откладывать дело в долгий ящик. Многие используют для этого такие простые предметы, как подставка для салфеток или магнит на холодильнике, некоторые сразу же прикрепляют к бумагам нужную сумму наличных. Это достаточно удобно и просто – ничего не нужно искать, да и деньги искать тоже не придется. Можно складывать счета в специальную папку, которая будет лежать на виду. Выбирать следует модель с удобными карманами, где поместятся не только бумаги, но и наличные.

Если же речь заходит о документах, то тут папка на виду уже не поможет, требуется более солидное и основательное решение. Если бумаг не слишком много, их можно держать в портфеле-папке, там имеются различные отделения, в которые документы можно разложить по категориям. В случае непредвиденной ситуации, например, пожара или срочной необходимости подъехать с документами для оформления, можно быстро взять всю папку и не тратить время на длительные поиски. Ошибки и паника при этом исключаются, время экономится. Еще один вариант, более безопасный – специальный шкаф с полками, запирающийся на ключ. Некоторые заменяют его сейфом, и это, пожалуй, наиболее удачное решение.

Наиболее трудно навести порядок в мелких бумагах, а также в заметках. Они стихийно скапливаются в нескольких местах по дому, и потерять их очень легко. Для того чтобы избежать этого, надо завести небольшие емкости и скидывать заметки сразу в них, периодически разбирая и выбрасывая ненужные бумаги. Ежедневники, блокноты, тетради, стикеры – все они нужны и должны быть под рукой, но нельзя забывать, что это всего лишь временное хранение документов, в дальнейшем информацию требуется обработать. Привычка эта требует немного времени для выработки, однако потом приносит много пользы.

Еще один эффективный прием – хранение документов в отдельных файлах вместе с их копиями. Это сэкономит вам немало сил и нервов, ведь в любой момент у вас будет под рукой нужная бумага, в противном случае вас ждут длительные и не всегда успешные поиски ксерокса.

Что же касается сортировки документов, то тут лучше перестраховаться и сохранить, возможно, ненужные бумаги, чем те, утрата которых приведет к негативным последствиям в будущем. Пересмотр с тотальным уничтожением неактуальной информации следует производить пару раз в год, сортируя документы на категории и раскладывая их по отдельным папкам. Для того чтобы облегчить себе работу с бумагами, можно организовать домашний мини-офис – удобное кресло и стол с отсеками для хранения бумаг.

Конечно, все советы, изложенные выше, уместны и актуальны, однако, существует принципиально другой и результативный вариант решения этой проблемы. Это – временное хранение документов в специальных помещениях компании Rentabox. Это на 100% безопасно, удобно – вам обеспечен круглосуточный доступ к бумагам, и кроме этого – документы не занимают место в вашем доме. За умеренную плату вы получаете помещение площадью от 2 м³, и можете хранить там все, что угодно – хоть мебель, хоть личные документы.

Все перечисленные выше способы хранения документов достаточно просты и не требуют особых затрат, однако эффект от них впечатляет: вы больше не будете тратить часы на поиски нужной бумаги, а ваши счета не обрастут пенями и штрафами за несвоевременную оплату. Вы сможете контролировать важную область своей жизни, а это снижает уровень стресса и помогает добиться ощутимых успехов.